Múzeum-e a levéltár?
Breinich Gábor
Budapest Főváros Levéltára
breinich@bparchiv.hu
A huszadik század végére a levéltáraknak komoly kihívással kell szembenézniük. Ijesztő gyorsasággal növekszik az előállított iratok, információk mennyisége. A fénymásolók gyors elterjedése után a szövegszerkesztők még hatékonyabb eszköznek mutatkoztak a bürokrácia dokumentum gyártásában. Az irdatlan tömegben előállított papírmennyiség redundáns információk tömegét őrzi, szelekciójuk, kezelésük a korábbi időszakokhoz képest ugrásszerű feladatnövekedést jelent a levéltárak számára. Az elektronikus iratkezelési rendszerek elterjedése, a digitális dokumentumok jelentkezése és gyors térfoglalása a középkori, vagy újkori írásbeliségre szocializált levéltárosokat radikálisan új helyzet elé állította. Azok az eszközök, amelyek korábban megfelelőknek bizonyultak lassan csődöt mondanak.
A levéltárosoknak intenzíven be kell kapcsolódniuk az intézmények iratkezelési ügymenetének kialakításába. Az érdemi szelekció kimunkálásában az élő működés, a belső folyamatok ismerete elsődleges fontosságú ahhoz, hogy a lényeges információk körét meg lehessen határozni.
Az elektronikus iratok kezelése esetében már az adatbázis megtervezésekor szükség van a levéltáros közreműködésére, a kiválasztás, megőrzés történeti szempontjainak képviseletére. A sérülékeny információhordozókon őrzött információk kezelésére, archiválására egyes elképzelések szerint, maguk az iratokat előállítók a legalkalmasabbak, a levéltáros egyfajta információs brókerként a hozzáférhetőség regisztrálásnak feladatát látná el. Véleményünk szerint azonban hosszú távon a megszűnő, átalakuló szervezetek nem mindig lesznek képesek a tartós megőrzésre. A levéltárosoknak arra kell törekedniük, hogy a kialakított elektronikus iratkezelési formák olyan közös kommunikációs felülettel, szabványos interfészekkel rendelkezzenek, amelyek összehangolhatóak lesznek a levéltárakban működő rendszerekkel, és biztosítják az adatok átjátszhatóságát és tartós megőrzését.
A levéltárak megújulásuk nélkül a jövőben elveszíthetik feladatkörük meghatározó részét, a történeti érték szakszerű kiválasztásának lehetőségét. Egyre kevéssé lennének képesek a megszűrt, rendezett, tehát a valóban értékes információk gyűjtésére, megőrzésére, maradna a régi papír dokumentumok őrzésének metódusa. Idővel pedig valóban fel lehetne tenni a kérdést, múzeum-e a levéltár?