Budapest Főváros Levéltára
breinich@bparchiv.hu
A huszadik század végére a levéltáraknak komoly kihívással kell szembenézniük. Ijesztő gyorsasággal növekszik az előállított iratok, információk mennyisége. A fénymásolók gyors elterjedése után a szövegszerkesztők még hatékonyabb eszköznek mutatkoztak a bürokrácia dokumentum gyártásában. Az irdatlan tömegben előállított papírmennyiség redundáns információk tömegét őrzi, szelekciójuk, kezelésük a korábbi időszakokhoz képest ugrásszerű feladatnövekedést jelent a levéltárak számára. Az elektronikus iratkezelési rendszerek elterjedése, a digitális dokumentumok jelentkezése és gyors térfoglalása a középkori, vagy újkori írásbeliségre szocializált levéltárosokat radikálisan új helyzet elé állította.
A múltba visszatekintve azt láthatjuk, hogy a levéltári iratok megrostálását egyrészt maga a történelem szabályozta, a háborúk és katasztrófák alapos pusztítást végeztek az iratok között. Tragikus példaként lehetne említeni azt az esetet, amikor Buda szabad királyi város teljes levéltári iratanyaga a Duna hullámaiba veszett a török elől menekülő Mária királynő kincseit szállító hajója elsüllyedésekor. Másrészt pedig megőrzésüket a jogbiztosító érték szempontjainak elsődlegessége hatotta át, a tároló helyiségek megtelésekor a haszontalannak ítélt iratokat, mint amelyekre már nincsen szükség, megkönnyebbülten dobták ki. Feudáliskori összeírások, az adózással kapcsolatos források nagy tömege semmisült meg az ilyen jellegű eljárások során, a történészek mérhetetlen szomorúságára. A fennmaradt anyagok viszonylag kisebb mennyiségűek, az adott korszakról, annak fontos eseményeiről, de akár a mindennapokról szólva is más írásos információforrások híján felértékelődtek.
Ezeket a régi iratokat az emberek egy idő után automatikusan történeti értékűnek tekintik. Magyarországon az 1867. előtti iratok élveznek általános védettséget, nem kerülnek selejtezésre, forgalmukat különös figyelemmel kísérik, már muzeális értékkel rendelkeznek. A nemzetközi levéltári statisztika az 1800 előtt keletkezett dokumentumokat tartja külön nyilván, ezt tekinti korszakhatárnak.
Az ezt követő időszak iratainak értékelését a történeti érték megőrzésének szempontjai hatották át. A levéltárosok a keletkezett dokumentumokat információtartalmuk, egyediségük, a létrehozó szervezet, vagy személy társadalomban, vagy eseménysorban betöltött szerepét, jelentőségét, más dokumentumokhoz való viszonyát, adatsorok információtartalmát figyelembe véve értékelték, s tekintették végleges megőrzésre méltónak a kiválogatott anyagot. Természetesen a bonyolult szempontrendszert nem lehet formális ismérvek alapján mechanikusan használni, a társadalom szövetének finom szálait, a hierarchiában elfoglalt helyet, az összefüggéseket, kapcsolatokat, a levéltárosnak érzékelnie kell és a szelekció során hitelesen meg is kell őriznie.
A nagytömegű irattermelés során az egyedi elbírálásra a levéltárosnak nincsen valódi lehetősége. Az elsődleges szelekció magánál az iratok létrehozójánál megy végbe, s e folyamat irányítását, immáron több évtizede a levéltárak által jóváhagyott irattári tervek szabályozzák. Az irattári tervben a levéltár megjelöli azokat a tételeket, amelyeket történeti értékűnek vél, s ezek a meghatározott időpontban, az ügyviteli szempontból már nem fontos iratként kerülnek végleges levéltári megőrzésre.
Ez így elég bíztatóan hangzik, azonban van bizonytalanság bőven ebben az eljárásban is.
Először is: Tudjuk e követni a változásokat és be tudunk-e időben avatkozni a folyamatok módosításának ütemével megegyezően, vagy sem? Gondolom sejtik a nemleges választ. Egy teljes politikai és intézményrendszer váltás után közel tíz évvel még mindig az előző struktúra irattári terveire épülő szelekció működik. Persze az emberek ügyes-bajos dolgai alapvetően nem változnak meg, születnek, házasodnak, halnak, építenek, költöznek, perlekednek, egyszóval élnek, de ügyeiket nehéz a korábbi rendszer rekeszeibe gyömöszölni. Így azután egyre népszerűbb lesz az a bizonyos tétel, amit vegyes ügyeknek neveznek. Ezt pedig biztos, ami biztos, ha jót nem tudok tenni, legalább ne ártsak elven inkább az örökkévalóságnak őrizendőnek tüntetik fel, mintsem, hogy esetleg rosszul döntsenek.
Az iratok besorolását nem az ügyek előadói intézik, akik érdemben ismerik az eljárás minden részletét, hanem az unalmas rutinfeladatokkal megterhelt adminisztrátorokra hárítják, akik a besorolást mechanikusan végzik.
Az irattári tervekkel szabályozott szelekcióval a keletkezett iratoknak előbb 30 majd később az iratokat előállító intézménytípustól függően 10-12 ill. 5-8 %- át vették át a levéltárak, amit még mindig nehezen tudtak lekezelni, feldolgozni és tárolni. Szerencsétlen lenne, ha az említettek miatt ismét feleslegesen növekedne az átvett iratmennyiség.
A másik jelentős kérdés, hogy az átadásra kerülő iratanyag információi mit tükröznek. Megtalálhatók a döntési folyamatok lenyomatai az anyagban vagy sem? A csak élőszóban történő ügyintézés, az informális fórumokon lezajló döntés előkészítő folyamatok gyakorlatilag nyomon követhetetlenek.
A szóbeli ügyintézés már nem csak a telefonon lebonyolított beszélgetések formájában jelentkezik, nem csak az irodák foteljaiban zajlik, hanem megjelent a testületek működésében is. A döntés előkészítés folyamata egészen magas szinteken is bizonytalanul követhető.
Aki még emlékezik a Századunk című színvonalas dokumentumfilm sorozatra, az, az államférfiak rekonstruált párbeszédeit, amelyek hitelesek voltak, az akkori minisztertanácsi jegyzőkönyvek jóvoltából ismerhette meg. Lassan egy évtizede a Magyar Köztársaság Minisztertanácsának ülésjegyzőkönyveit magnetofon felvételek helyettesítik, a tanácskozásokról szerkesztett összefoglalók készülnek, amelyek nem tartalmazzák az egyes miniszterek álláspontjának ismertetését. Hogy ez még hitelesebb lehet így, ha az elhangzottakat a saját fülünkkel hallhatjuk? Tudjuk-e majd harminc év után (ekkor válnak közérdekű adatként nyilvánossá e dokumentumok), pontosan rekonstruálni, hogy az esetleges vitában ki szólt közbe és pontosan érthető-e a vita hevében elhangzott fésületlen fogalmazás? Néhány éve történt, hogy e felvételek mellett sem sikerült egyértelműen tisztázni egy ott elhangzott nyilatkozat pontos tartalmát, amikor egy politikai ügyben az egyik miniszter felelősségét kívánták volna megvizsgálni.
Az azóta módosított rendelkezések már a hangfelvételt is törölték a minisztertanács ügyrendjéből.
Avagy egy kétmilliós város vezetése rendszeres értekezleteinek (amely bár ténylegesen létezik, nem szerepel a működési szabályzatban) iratai nem kerülnek két választási perióduson keresztül iktatásra, nem veszik nyilvántartásba őket, holott a gyakorlatban nem kerülhet az értekezlet előzetes megtárgyalása és jóváhagyása nélkül fontos kérdés a hivatalos döntési fórum elé. Természetesen ennek megfelelően a tényleges döntéseket előkészítő dokumentumok meglehetősen töredékesen maradtak fenn, minden személyi változással foszladozott az anyag teljessége, s végül egész évek történései maradtak homályban.
Fontos anyagok nem kerülnek levéltárba. Egyes vezetői iratanyagok megvizsgálásakor gyakori, hogy gyakorlatilag testületi anyagok sokadik fénymásolataiból állnak, elfekvő hivatali ügyiratokkal kiegészítve, a vezetői feladatkör tényleges intézkedéseinek még a nyomát sem lehet fellelni bennük.
A levéltáros gyakori szövetségese a szobafestő, akinek tevékenysége nyomán a kényszerűen kiürített szekrényekből néha valóban értékes dokumentumok kerülnek elő, s egy-egy hirtelen haláleset alkalmával levéltárba sodródó iratok adnak némi támpontot a vezetői szint nem regisztrált iratanyagáról.
Fehér hollóként ritka jelenség az olyan vezető tisztviselő, mint a főváros korábbi főjegyzője, akinek gyakorlatilag teljes vezetői hagyatéka leadásra került távozásakor. Az iratok levéltári feldolgozáskor csak a feleség bevásárlási instrukcióit tartalmazó cédula kiemelésére került sor, ezt visszaadtuk, vállalva a jövő történészének majdani neheztelését az anyag megcsonkítása miatt.
Azt kell tehát látnunk, hogy a folyamatokat érdemben befolyásoló döntési szintek anyagai nagyon gyakran szegényesek, míg a végrehajtás dokumentumai, tekintélyes mennyiségben burjánzanak.
Felmerülhet a kérdés, hogy a begyűjtött dokumentumok ilyenformán alkalmasak-e a történeti rekonstrukció számára. De ugyanúgy joggal vetődhet fel az is, hogy amennyiben túl szűken merítünk a nagyobb mennyiségben jelentkező ügyirattípusokból nem csupán mintakollekciót állítunk-e össze? Nem veszíthetjük el ezzel a majdan bekövetkező újszerű megközelítés és kérdésfelvetés lehetőségét?
Tudhatja-e a mégoly felkészült levéltárnok évtizedekre előre a történettudomány által támasztott igényeket, vagy felmérhető-e, hogy mely tudományok fognak még e forrásokhoz fordulni? Lehet-e kezelni a történettudomány rendkívül kiszélesített kutatási területeit, ami a minden esemény történelmi esemény, minden személy történelmi személy elv felé halad?
Avagy csak a tudomány igényeit kell számba venni? Gondoltuk volna korábban, hogy a politikai változások olyan tömeges igényt jelentsenek rég elfeledett porosodó, már-már selejtezésre váró dokumentumok adataira, mint amilyet a kárpótlási törvények támasztottak?
Ellentmondásos a helyzet és mindennap kompromisszumokra kényszerülünk.
Ezt a helyzetet az elektronikus iratok megjelenése, az informatika bevonulása az iratkezelési gyakorlatba sok vonatkozásban megváltoztathatja.
A hagyományos iratkezelési műveletek, amelyek hosszú évszázados gyakorlat során alakultak ki, az új technikai alapon is megmaradnak.
Az iratok azonban elektronikus jelként, láthatatlanná válnak, a fizikai megfoghatóság helyett az információtartalom válik lényegessé. Már nem az egyedi vonásokat őrző dokumentumok fizikai valóságukban való megőrzése, a raktározás problémái az elsődlegesek, s a használatuk módja is megváltozik.
Azok a dokumentumok, amelyek egyenként nem tartalmaznak jelentős értéket, azonban együttesen, vagy más adatokkal összevetve értékes információkat szolgáltathatnak, a digitális technológia jóvoltából gazdaságosan tárolhatóakká, racionálisan kezelhetővé válnak.
Az adatok összekapcsolhatósága, új struktúrákba rendezése más kutatási, felhasználási metódust tesz lehetővé, mint a korábbiak, önmagukban is új kutatói igényeket generálnak. Az eddigi az iratanyag struktúrájában haladó, annak logikáját követő kutatás volt a jellemző. Az elektronikus visszakeresési rendszerek segítségével a kutatás, hasonló módon a könyvtári nyilvántartásokhoz, közvetlenül is elvezethet a keresett dokumentumokhoz.
Ha ezt a kutatási igényt nem tudjuk majdan biztosítani, fenn áll az esélye, hogy a kutatók a közvetlenül elérhető adatbázisokhoz fognak fordulni, még akkor is, ha tudják, hogy azok esetleg csak másodlagos forrást jelentenek.
A történeti értékű iratok átvételét szabályozó rendelkezések a keletkezést követő 15 évet jelölik meg előírt határidőként. Ez az időszak túl rövid a történeti távlathoz, és túl hosszú a sérülékeny adathordozókon őrzött információk biztonságos megőrzéséhez képest.
Az a felfogás, hogy az információk megőrzésére maguk az elektronikus iratok előállítói a legalkalmasabbak tényszerűen igaz, az azonban, hogy a legérdekeltebbek lennének ebben a folyamatban az már kétséges. Az egyes szervezeti egységek átszervezése, a korábbi funkciók, feladatkörök megváltozása új technológiák bevezetése esetén, a régi használaton és látókörön kívül került adatbázisok konvertálása, karbantartása könnyen elmaradhat. Sok levéltáros találkozott már mindenféle dokumentáció nélkül kallódó mágnesszalagokkal, lemezekkel, rozsdás raktári polcokon porosodva, használhatatlanul.
Egyszerű eset egy szöveges adatbázis konvertálása. Mégis hosszas fejtörést okozott a közelmúltban munkatársaimnak a Budapest Rendőrfőkapitányság Központi irattárától átvett adatbázis ami az 1945-1984 közötti időszakban keletkezett iratok ügyiratszintű nyilvántartását tartalmazta. Már senki nem tudott az 1985-ben készült anyaghoz dokumentációt és kezelő szoftvert mellékelni, az irattár maga sem tudta használni az adatokat. Hosszas nyomozás után végül baráti segítség útján külföldről sikerült az AMI Pro adatbázis kezelőhöz hozzájutni és kétszeres konvertálás után adatvesztés nélkül használható formába hozni az anyagot. Ez mindössze egy Mbyte terjedelmű anyag volt, de a problémái ugyanazok, mint a ma keletkező jelentős adatbázisok esetében jelentkezhetnek. Az a megoldás, amit jelenleg ajánlanak, nevezetesen nyomtasson ki az átadó mindent, és úgy adja át elektronikus formában kezelt anyagait, használhatatlan leporelló hegyeket eredményezhet. A minden kötél szakad esetekre, rendelkezésre kellene állnia a legalább szekvenciális keresést lehetővé tevő standard adatformátumú (SDF) exportjának lehetőségét, amit az átvevő levéltár is képes lenne fogadni.
Sokan úgy érzik persze, látva az íróasztalokon tornyosuló papírhalmokat, hogy a digitális szövegek és adatok napi gyakorlattá válásának ideje még odébb van. azonban az elektronikus aláírás és hitelesítés jogi szabályzásának küszöbön álló megoldásával az elektronikus ügyiratkezelés gyors terjedésére lehet számítani előbb kormányszinten, majd más területekre átterjedően.
A levéltárosok, akik képzésük során nem kapnak informatikai alapokat leendő munkájukhoz nehéz helyzetben lesznek. Az adatbázisok létrejötte után, ha korábban nem sikerül a maradandó megőrzés szempontjait érvényesíteni, már kevés lehetőség van az utólagos beavatkozásra. Ezért már a tervezés folyamatában be kell kapcsolódniuk és az intézményeknél, afféle delegáltként közre kell működniük az archiválás szempontjainak érvényesítésére.
A levéltáraknak a szabványosítás legteljesebb megvalósítását kell támogatniuk, a használatba kerülő rendszereknek szabványos közös kommunikációs felülettel kell rendelkezniük, hogy megoldható legyen az adatok átemelése, konvertálása a maradandó megőrzés érdekében.
Kérdés, hogy sikerül-e erre a feladatra megfelelő ütemben felkészülni, a megfelelő szakértői támogatást megszervezni.
Amennyiben ez nem sikerül, a levéltár elveszíti a keletkező információk célszerű, szabatos szelekciójának irányítását, a közös emlékezet számára lényeges dokumentumok, a történeti érték kiválasztásának feladatait. A kezdeményezés lehetősége más szervezetek kezébe kerül, olyanokhoz, amelyek nem rendelkeznek olyan évszázados tapasztalatokkal, mint a levéltárak. És akkor valóban komolyan feltehetjük a kérdést: múzeum-e a levéltár?